إدارة المشاريع والمحافظ

دراسة الاحتياجات والجدوى: يتيح النظام استقبال طلبات المشاريع بناءً على الاحتياجات المؤسسية، مع إعداد دراسة جدوى شاملة يتم من خلالها تقييم الاحتياجات وقبولها كمشاريع قابلة للتنفيذ.

تسليم المشروع: يوفر النظام أتمتة شاملة لعملية تسليم المشروع من فريق المبيعات أو رعاة المشروع إلى الإدارة المنفذة. تشمل العملية نقل الوثائق المطلوبة، ونقاط التحقق، وسجل الموافقات اللازمة لضمان بداية ناجحة للمشروع

ميثاق المشروع: يمكن لمدير المشروع إنشاء ميثاق المشروع داخل النظام، حيث يتم جلب بيانات المشروع بشكل تلقائي من السجلات المُعدة مسبقًا، مثل سجل أصحاب المصالح، سجل و المخاطر، والمخرجات المتوقعة.

تحليل أصحاب المصالح:يوفر النظام أدوات لتحليل أصحاب المصالح وتحديد استراتيجية التعامل معهم بناءً على مستوى اهتمامهم ونفوذهم. يشمل ذلك دراسة توقعاتهم وتحديد متطلباتهم لضمان إشراكهم بشكل فعّال.

بناء خطة إدارة المشروع: يمكن لمدير المشروع بناء خطة شاملة لإدارة المشروع، اعتمادًا على المعلومات المتوفرة مثل السجلات، والنماذج، والوثائق المرتبطة بمرحلة التخطيط.

الميزانية وتخمين التكلفة: يتيح النظام إمكانية تعريف الميزانية المطلوبة والمخططة للمشروع، مع تفصيل التكاليف على مستوى الأنشطة والمخرجات لضمان التوافق مع الأهداف المالية.

تخطيط الإيرادات والفوترة: يمكن لمدير المشروع تخطيط الإيرادات المتعلقة بمخرجات المشروع التجاري، مع إنشاء خطة فوترة للعملاء تتيح متابعة الإيرادات المخططة مقارنة بالإيرادات المحققة عبر نظام الموارد المؤسسية.

تخطيط المعالم والمخرجات: يتيح النظام تحديد المعالم الرئيسية لكل مرحلة من مراحل التنفيذ، مع إمكانية ربطها بخطة زمنية شاملة ومخرجات المشروع لضمان متابعة دقيقة للتقدم.

تعريف المهام والجدول الزمني: يوفر النظام أدوات متقدمة لإنشاء الجداول الزمنية وتخصيص المهام بطريقة سهلة دون الحاجة إلى برمجيات إضافية، مع دعم استيراد الملفات من برامج مثل MS Project وPrimavera.

إدارة خطوط الأساس: يتيح النظام تحديد خطوط الأساس الزمنية، مما يسمح بمراقبة التزام المشروع بالجداول الزمنية ومدى توافق التنفيذ مع الخطط الأصلية.

تخطيط المخاطر والمشكلات: يتيح النظام لفريق المشروع تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط للتخفيف من آثارها وخطط طوارئ لضمان استمرارية التنفيذ دون معوقات.

تنفيذ المخرجات: يوفر النظام خصائص متكاملة لإدارة المخرجات، تشمل رفع وثائق التسليم والقبول، أخذ الموافقات عليها، وإصدار شهادات الإنجاز المتعلقة بالمخرجات، بما يضمن توافقها مع عمليات إدارة المشاريع.

تحديث المهام والمعالم: يمكن النظام مدير المشروع وفريق العمل من تحديث حالة المهام وإدارة مراجعاتها، مع ربط المهام بالمخاطر والمشكلات التي تظهر أثناء التنفيذ، مما يدعم إدارة المشاريع بكفاءة.

إدارة طلبات التغيير: يحتوي النظام على سجل متقدم لإدارة طلبات التغيير المتعلقة بالنطاق، والوقت، والتكلفة، أو أي عناصر أخرى. يتيح لمدير المشروع تتبع البيانات قبل وبعد الموافقة على التغييرات، مع ضمان تحديث خطة المشروع وخط الأساس بما يتماشى مع التعديلات.

تمثيل جانت وعرض الجدول الزمني:يتيح النظام لمدير المشروع عرض الجداول الزمنية بطريقة مرنة، بما في ذلك المسار الحرج، مما يسهل متابعة التقدم. يدعم أيضًا إدارة خطوط الزمن وخط الحالة بناءً على أحدث التحديثات.

  إدارة الوثائق: يوفر النظام مركزية للوثائق المتعلقة بالمشروع، مع إمكانية التحقق منها بواسطة مكتب إدارة المشاريع (PMO)، مما يسهل تنظيمها ودعم العمليات التشغيلية.

خاصية التفاعل والمشاركة: يدعم النظام بيئة تفاعلية تمكن فريق العمل من إجراء المحادثات النصية، مشاركة الوثائق والصور، ومعالجة القضايا بشكل سلس، مما يعزز التعاون ويسهل تنفيذ المشروع.

لوحات القياس والأداء: يوفر النظام لوحات بصرية إجمالية وتفصيلية لمتابعة أداء المشاريع بناءً على الجداول الزمنية، التحديات، والمؤشرات المعتمدة. كما يدعم التحليل المتكامل للبيانات المالية، والمخاطر، والمشكلات، ومؤشرات قياس الأداء على مختلف المستويات الإدارية.

التقارير المالية: يقدم النظام تقارير متقدمة لتحليل الإيرادات والمصروفات مقارنة بالقيم المستهدفة، مع تتبع الفوترة، والتكاليف، والمشتريات، وطلبات الفوترة للموردين، ومستندات الاستلام لضمان التوافق مع الأهداف المالية.

تتبع خط الأساس: يتيح النظام متابعة الالتزام بخط الأساس المحدد للمشروع (النطاق، الجدول الزمني، الميزانية)، مع تحديد الانحرافات وإرسال تنبيهات فورية في حال وجود تغييرات غير معتمدة.

تتبع المخاطر والمشكلات:يوفر النظام أدوات لتقييم المخاطر وتتبع المشكلات بناءً على شدتها، مع تحليل شامل للوضع الحالي وتوقعات الإغلاق لضمان اتخاذ التدابير اللازمة.

 عملية التصعيد: يقدم النظام إعدادات مؤتمتة لتصعيد المخاطر والمشكلات غير المحلولة إلى المستويات الإدارية العليا وفقًا للهيكلية التنظيمية، مما يضمن التدخل المناسب في الوقت المناسب.

التنبيهات والتذكيرات: يقوم النظام بإرسال تنبيهات مخصصة لفريق العمل وفقًا لمستوياتهم الإدارية حول الامتثال للمنهجية المعتمدة، بالإضافة إلى تذكيرات بالمهام المتأخرة والمخاطر والمشكلات التي تحتاج إلى متابعة.

تقرير الإغلاق: يتيح النظام لمدير المشروع إعداد وإرسال تقرير شامل لإغلاق المشروع. يشمل التقرير تحليلًا تلقائيًا لوضع الجدول الزمني، والمخرجات، التكاليف، والمخاطر، والمشكلات، مما يسهل عملية وإعداد التقرير النهائي بدقة وكفاءة.

الدروس المستفادة: يدعم النظام توثيق الدروس المستفادة من قبل فريق العمل في كل مرحلة من مراحل المشروع، مع تقديم التوصيات اللازمة لتحسين الأداء في المشاريع المستقبلية.

تقييم مدير المشروع: يوفر النظام أدوات لتقييم أداء مدير المشروع بناءً على التزامه بمنهجية إدارة المشروع، والالتزام بالجدول الزمني، وجودة المخرجات، وإعداد التقارير، وإدارة أصحاب المصالح.

بناء وتخصيص المنهجيات: يوفر النظام مساحة عمل لمكتب إدارة المشاريع تمكنه من بناء منهجيات مخصصة، تحديد الأطوار والمراحل، إعداد نقاط التحقق، النماذج، والوثائق المطلوبة، وربطها بأنواع المشاريع المختلفة دون الحاجة إلى تدخل برمجي.

تحليل الامتثال: يوفر النظام خاصية تحليل امتثال المشاريع للمنهجيات المعتمدة بناءً على محددات مخصصة من قبل مكتب إدارة المشاريع، مما يضمن الالتزام بالمعايير المطلوبة حسب مراحل المشروع.

حوكمة المشروع وبوابات التحقق: يقدم النظام حوكمة كاملة لمسار عمل المشروع بدءًا من الاستلام وحتى الإغلاق. في كل مرحلة، يتم أخذ موافقة مكتب إدارة المشاريع للانتقال إلى المرحلة التالية بناءً على نقاط تحقق مخصصة داخل النظام دون تدخل برمجي.

النماذج والسجلات: يدعم النظام إدارة النماذج والسجلات المعتمدة للمشاريع بشكل مركزي، مما يسهل عملية استرجاع البيانات وتصديرها بناءً على مستويات الاطلاع المصرح بها.

مركز المشاريع: يوفر النظام صفحة مركزية تعرض جميع المشاريع المعرفة داخل المؤسسة، موزعة على المحافظ والإدارات، مع التحكم بصلاحيات الاطلاع لكل مستخدم.